2023年建築物管理（修訂）條例草案》：提高業主立案法團的問責性及加強阻嚇違規行為

2024年07月

急需維修的破舊建築物日益增加，再次引起受影響業主關注業主立案法團（「法團」）如何作出建築物維修的重大決定。《2023年建築物管理（修訂）條例草案》（「條例草案」）於2024年7月4日獲得通過，旨在規定更多業主參與採購決定、提高法團運作的透明度和問責性，以及加強阻嚇不遵守《建築物管理條例》（第344章）（「《建管條例》」）的情況。

(i) 「大型維修工程採購」和「大額採購」

條例草案引入名為「大型維修工程採購」的新採購類別，即就法團所需採購用品、貨物或服務而言，該工程項目每個單位的平均採購價值超過港幣30,000元。條例草案規定須至少有5%的業主或100名業主（以較少者為準）親身投票（與代理投票相對）才能通過有關「大型維修工程採購」的決議。

條例草案進一步規定相關會議通知必須載列標明為「重要」提示，說明有關議程將涵蓋這類採購，並列明大廈基金及每名業主須為該採購支付的預算金額。為提高透明度，會議紀錄副本必須在會議日期後28天內發送給所有業主，其中應分別記錄業主親身投票及透過委任代表投票的人數，以確保遵守上述親身投票的要求。

為更準確反映法團的實際開支模式以及打擊以操縱年度預算規避招標規定的行為，條例草案建議修訂現行「大額採購」的定義，以法團過去三年平均年度開支取代年度預算基準，規定任何價值超過或可能超過港幣200,000元或法團過去三年平均年度開支20% 的供應品、貨物或服務均應透過招標採購。

「大型維修採購」和「大額採購」的招標要求也將進行修改。今後管理委員會（「管委會」）委員、經理人及其他採購人員將有法定義務申報其在提交的標書中涉及的任何金錢上或個人利害關係，以及其與提交標書的人士的關連，有關申報必須張貼在建築物的顯眼處，以供業主參考。視乎實際具體情況，利害關係人可能被禁止出席相關會議及/或參與相關採購活動。

條例草案引入的其他修改包括禁止接受截止日期後的投標、在建築物的顯眼處展示招標書以及規定須邀請的投標人最低數目等。

(ii) 簡化授權自然人於法團業主大會代表法人團體業主的機制

建管條例目前規定自然人在獲得法人團體業主董事或其他管治機構決議授權的情況下，可以代其出席法團業主大會。除決議授權的機制外，條例草案亦引入新簡化授權機制，使法人團體業主可藉授權通知管委會秘書（而不需藉其董事或其他管治團體的決議）授權自然人出席有關會議。

(iii) 財務報表

建管條例目前只要求對超過50個單位的大廈法團的財務報表進行審計，而單位數量較少但收支大的大廈法團的財務報表則不受此限。條例草案擬以大廈法團收支作為釐定審計規定的新基準，訂明任何每年收支超過或可能超過港幣500,000 元的大廈不論單位數目多寡，均須審計財務報表。

此外，為使業主能夠於法團業主大會前儘早查閱財務報表和會計師報告，該條例草案亦要求財務報表及會計師報告一旦備妥，有關副本須在建築物的顯眼處展示至少連續7日。如有業主及租客代表等提出書面要求，管委會亦須在提出該要求當日後的28日內向有關人士提供該等副本。

(iv) 刑事制裁

為加強問責性和阻嚇力，條例草案還設立了新的罪行，針對會議召集人、管委會委員和/或經理人不遵守保存重要法團文件，包括但不限於會計帳目、會議紀錄、招標文件和委任代表文書的行為。一經定罪，相關人士可被判處第4級罰款(港幣25,000元)。假如被告能(a)提出足夠證據表明該罪行是在未經其同意或縱容的情況下觸犯或被告已盡其在當時情況下的盡職義務以防止觸犯罪行；及 (b) 控方未能排除合理懷疑而證明相反情況，則可作法定免責辯護。

(v) 適用於沒有成立法團的大廈

為使沒有成立法團的大廈的業主也能受惠於修訂建議，條例草案將有關「大型維修工程採購」、「大額採購」及財務報表的修訂納入附表7（普遍適用於沒有成立法團的大廈）作為大廈公契（「公契」）中的強制性條款。

(vi) 修訂建議對經理人的影響

雖然上述修訂主要針對提高法團運作的透明度和問責性，但其中許多修訂亦直接涉及經理人在該條例下的責任，特別是附表7中須申報就其在「大型維修採購」和「大額採購」提交的標書中涉及的任何金錢上或個人利害關係，以及其與提交標書的人士的關連、準備及簽署在建築物的顯眼處展示的財務報表、允許業主查閱經理人保存的採購相關文件、在建築物的顯眼處展示會議記錄並根據要求保存和提供此類記錄的副本等。

因此，經理人應及時了解修訂內容，以確保經理人及管委會適當遵從有關修訂。根據《物業管理服務條例》(第626章)，不遵守建管條例或公契中的適用的規定也可能被法院視為違紀行為。

經修訂的條例刊憲後將於 2025 年 7 月 13 日起實施。條例草案整體上比現行條例有所進步，期望更新後的條例框架能夠緩解長久以來對業主的困擾。